WhatsImmo

Ob Gebäudemanager, Objektmanager oder Hausverwalter, alle erfassen, tauschen aus und pflegen Informationen, um ihren Kundinnen einen professionellen Service zu bieten. Instant Messaging, die Office-Suite und einige spezielle Datenbanken halten die Informationen bereit, die für das Tagesgeschäft benötigt werden. Ein großer Teil der Arbeit wird im Backoffice geleistet, um die verschiedenen Datenpools zusammenzuführen.

Das Foto, das der Kollege im Einsatz schnell per Smartphone verschickt hat, zu welchem Objekt gehört es noch? Solche und ähnliche Probleme sollen mit der Entwicklung von „WhatsImmo“ gelöst werden.

Abb.: Logo WhatsImmo

WhatsImmo bietet mit seiner Objektverwaltung eine hierarchische Organisation aller Informationen im Bereich des Immobilienmanagements. Von Liegenschaften/Objekten über Gebäude, Stockwerke und Zonen bis hin zu Räumen. Im folgenden Screenshot ist in der linken Spalte eine einfache Objektstruktur dargestellt.

Abb.: Screenshot der Objektverwaltung. In der linken Spalte wurden die ersten hierarchischen Objekte angelegt. Kontakte, Dokumente oder Bilder wurden noch nicht erfasst.

Diese Spalte dient auch als Navigationsbereich. Abhängig vom ausgewählten Element werden auf der rechten Seite alle damit verknüpften Kontakte, Dokumente und Bilder angezeigt. Über den Schalter Vererbung An/Aus können auch alle Daten der hierarchisch untergeordneten Elemente erfasst werden. So behält man immer den Überblick. Über den +-Button können neue Raumelemente und Objekte angelegt werden.

Im rechten Bereich können beliebig viele Kontakte, Bilder und typisierte Dateien (Verträge, Korrespondenz, Rechnungen etc.) erfasst werden. Die typisierten Dateien wurden vom Auftraggeber definiert und sind in der Version 1.0 fest programmiert. Dateien können einfach per Drag & Drop in den verschiedenen Bereichen abgelegt werden. Es können auch mehrere Dateien auf einmal hochgeladen werden. Auf Smartphones kann die Dateiablage alternativ über den entsprechenden +-Button aufgerufen werden. Durch das responsive Design sind die Daten von jedem Endgerät aus leicht zugänglich.

Abb.: Screenshot der Objektverwaltung auf dem Smartphone: Navigationsbereich.

Abb.: Screenshot der Objektverwaltung auf dem Smartphone: Dateien-, Bilder- und Kontaktbereich.

Die Bestandsdaten der Objekte und Kontakte lagen in einer Access-Datenbank vor. Eine Dokumentation der Datenbank war nicht vorhanden. Teil des Auftrages war es daher, die bestehende Datenbank zu analysieren und die Daten in die neue Struktur von WhatsImmo zu importieren, ohne dass eine manuelle Übertragung notwendig ist. Die Herausforderung dabei war zum einen, dass die Kontaktverwaltung von WhatsImmo dem Konzept von CardDav folgt, um in einer späteren Erweiterung die Einbindung als Adressbuch in Smartphones etc. zu ermöglichen. Diese Struktur war in der alten Datenbank nicht implementiert.
Zum anderen bietet WhatsImmmo mit seiner Objektstruktur höchste Flexibilität in der sinnvollen Organisation von Gebäuden. So können z.B. Zonen auch geschossübergreifend verwendet werden. Die Altdatenbank bot hier nur die feste Struktur Objekt > Gebäude > Mieteinheit.

Früher war eine riesige "Excel-Tapete" im Einsatz, in der über mehrere Dutzend Spalten der jeweilige Status verfolgt wurde. Eine Verknüpfung mit der Access-Datenbank gab es nicht.
Die Auftragsverwaltung von WhatsImmmo ist dagegen in Chat-Gruppen organisiert. Die für die Auftragsabwicklung zuständigen Mitarbeitenden sind Teilnehmer der Chat-Gruppe und erhalten neue Nachrichten in Echtzeit über das WebSocket-Protokoll.

Abb.: Screenshot der Auftragsverwaltung. Es wurde ein erster Auftrag "Hecke schneiden" angelegt. Der Auftrag ist in Jobs unterteilt. Ein Auftrag oder Job kann über die linke Spalte ausgewählt werden. In der mittleren Spalte ist der zugehörige Chat zu sehen. Im rechten Bereich sind die mit den Auftrag zusammenhängendenn Bilder, Dateien und Kontakte aufgeführt.

Mitarbeitende sehen einen Auftrag in ihrer Auftragsliste, sobald sie diesem Auftrag zugeordnet sind. Bei anderen Messengern kann man nur die Nachrichten lesen, die während der eigenen Chatteilnahme geschrieben wurden. Neuen Chatteilnehmenden fehlt dadurch oft der Kontext des Auftrags. Bei WhatsImmmo ist ein späteres Hinzufügen problemlos möglich. Der Chat wird dauerhaft auf dem Server gespeichert und vollständig auf das Endgerät synchronisiert.

Wie von anderen Messengern bekannt, können auch Fotos als Nachrichten verschickt werden. Bei der Verwendung von WhatsImmmo mit dem Smartphone hat der Benutzer die Möglichkeit, entweder direkt die Kamera zu verwenden oder ein Bild aus der Galerie auszuwählen. Da ein Auftrag immer einem Objekt bzw. einer Liegenschaft zugeordnet ist, stehen die im Chat versendeten Bilder und Dokumente automatisch in der Objektverwaltung zur Verfügung.

Über das Berechtigungskonzept kann die rechte Spalte für einzelne Benutzerinnen und Benutzer unzugänglich gemacht werden. Sofern keine administrativen Aufgaben auf die Mitarbeitenden zukommen, reduziert dies die Komplexität.

Über einen Workflow mit den Status neu > Job aktiviert > in Arbeit > erledigt kann die Erledigung jedes Jobs verfolgt werden. Sobald ein Job vom Backoffice in den Status Job aktiviert gesetzt wird, erhalten die Mitarbeitenden in ihrem Chat einen Bestätigungsbutton. Über diesen Button kann der Status auf in Bearbeitung gesetzt werden.
Über den Chat kann die ganze Zeit über mit den Kollegen kommuniziert werden und die Vorgänge sind nachvollziehbar.
Ist ein Auftrag erledigt, füllt der Mitarbeitende ein kurzes Jobprotokoll aus, in dem alle abrechnungsrelevanten Daten für das Backoffice erfasst werden.

Abb.: Screenshot des Jobprotokolls

Wenn alle Jobs erledigt sind, kann das Backoffice den Auftrag mit der Kundin abrechnen. In diesem Fall werden die Rechnungen hauptsächlich als Anhang per E-Mail versendet. Es wurde ein zusätzliches IMAP-Postfach eingerichtet, das ebenfalls alle versendeten Rechnungen empfängt. Über einen regelmäßigen Background-Job des Servers wird das Postfach nach neuen Rechnungen durchsucht. Anhand der Auftragsnummer werden die Rechnungen vollautomatisch an der richtigen Stelle in WhatsImmmo abgelegt. Sie stehen somit ohne doppelte Ablage direkt im Auftrag und in der Objektverwaltung zur Verfügung.

Als Progressive Web App (PWA) ist eine einfache Installation auf dem Smartphone (derzeit nur Android) oder Desktop möglich. Die Benutzerinnen und Benutzer profitieren vom Komfort einer nativen App. Software-Updates erfolgen über diese Technologie vollautomatisch und können nicht übersprungen werden. Somit ist sichergestellt, dass alle immer mit der aktuellen Version arbeiten können.